Soita meille 0600 02110 (ark. 9–16, 2.00 €/min + pvm/mpm sis. alv 24 %)

Osakekirjojen siirto sähköiseen järjestelmään

Herkulex.fi /

Suomessa arvioidaan olevan noin 100 000 taloyhtiötä, 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa ja näillä yli kaksi miljoonaa omistajaa. Tähän saakka asunto-osakkeiden omistajatiedot ovat olleet hajallaan yhtiöiden itse ylläpitämissä osakeluetteloissa ja osakekirjat paperimuodossa, mikä on käytännössä osoittautunut monellakin tapaa ongelmalliseksi. Digitalisaation tuulet ovat tuoneet tullessaan muutoksen myös tähän, ja parhaillaan on meneillään siirtymäaika, jonka puitteissa kaikkien asunto-osakkeiden, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista- ja panttauksista tullaan vähitellen keräämään kattavat tiedot vuoden 2019 alussa käyttöön otettuun sähköiseen huoneistotietojärjestelmään.

 

Mihin uudistuksella tähdätään?

Julkisten palvelujen digitalisointi on yksi hallituksen kärkihankkeista. Huoneistotietojärjestelmää tuottaa poikkihallinnollinen ASREK-hanke, josta vastaa maa- ja metsätalousministeriö. Huoneistotietojärjestelmän ylläpidosta ja palveluista vastaa Maanmittauslaitos.

Huoneistotietojärjestelmään siirtymisen on määrä helpottaa kymmenien tuhansien henkilöiden työtä taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistövälityksessä, rahoituslaitoksissa sekä julkishallinnossa. Kansalaisen tiedonsaantimahdollisuudet paranevat, kun tiedot osakehuoneistojen omistajista ja panttauksista löytyvät viranomaisen ylläpitämästä rekisteristä.

Uusi rekisteri parantaa osakehuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, kun asunto-osakkeiden omistuksen siirto ja panttaus voidaan tehdä sähköisesti. Lisäksi rekisteri tarjoaa asuntoihin ja yhtiöihin liittyvät tietopalvelut.

Uusi rekisteri tuo turvaa myös osakkeenomistajalle. Tulevaisuudessa osakkeenomistaja voi muuntaa paperisen osakekirjan sähköiseksi merkinnäksi rekisteriin, minkä jälkeen asunto-osakkeen omistajan ei enää tarvitse pelätä osakekirjan katoamista. Jos paperia tulee ikävä, osakehuoneistorekisteristä voi tulostaa itselleen rekisteriotteen.

 

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmässä on?

Aluksi huoneistotietojärjestelmään tulevat taloyhtiöiden osakeluettelot, hallintakohteen yksilöintitiedot sekä tiedot mahdollisista lunastuslausekkeista. Kun taloyhtiö on viety huoneistotietojärjestelmään, sinne voidaan rekisteröidä sähköisiä omistaja- ja panttausmerkintöjä sekä tiedot esimerkiksi ulosotosta ja muista vaihdannan rajoituksista.

 

Kaksivaiheinen prosessi

Osakirjojen siirto paperimuodosta maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämään sähköiseen järjestelmään on hieman yksinkertaistettuna kaksivaiheinen prosessi.

Ensimmäisessä vaiheessa asunto-osakeyhtiöt siirtävät sähköiseen järjestelmään voimassa olevat osakeluettelot. Toisessa vaiheessa kunkin yksittäisen osakkeen, kuten asunnon tai autopaikan omistuksista ja omistuksiin liittyvistä rajoituksista kirjataan rekisteriin sähköiset merkinnät, missä yhteydessä myös paperiset osakekirjat mitätöidään.

Käytännössä varsinainen siirtymä sähköiseen rekisteriin koskee vain ennen vuotta 2019 perustettuja yhtiöitä, sillä vuoden 2018 jälkeen perustetut yhtiöt tulee perustaa suoraan sähköisen järjestelmän kautta hallittaviksi.

 

Vuoden 2018 jälkeen perustetut yhtiöt

Tietojen kerääminen maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämään sähköiseen järjestelmään käynnistyi 1.1.2019, mistä lukien kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt osakasluetteloineen on tullut perustaa suoraan sähköisesti hallittaviksi.

Käytännössä tämä merkitsee sitä, että uusista (vuoden 2018 jälkeen perustetuista) yhtiöistä ei enää luoda aiempaan tapaan yhtiöiden itse ylläpitämiä osakasluetteloita, eikä osakkaille myöskään enää paineta paperisia osakekirjoja. Yhtiön tiedot osakeluetteloineen tulevat perustamisen myötä suoraan sähköiseen huoneistotietojärjestelmään, ja paperisen osakekirjan sijaan myös omistuksista tehdään merkinnät suoraan sähköiseen rekisteriin. Tällöin osakkaan ei siis erikseen tarvitse kirjauttaa omistustaan rekisteriin ja mitätöidä tässä yhteydessä paperista osakekirjaa, kuten ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden osalta tulee toimia.

 

Ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt

Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden osalta siirtymäaika sähköiseen huoneistotietojärjestelmään siirtymiselle alkoi 1.5.2019 ja se tulee jatkumaan 31.12.2022 saakka. Siirtymäajan puitteissa myös kaikkien vanhojen asunto-osakeyhtiöiden osakeluettelot tulee siirtää ylläpidettäviksi sähköiseen huoneistotietojärjestelmään.

Teknisesti osakeluetteloiden siirto sähköiseen järjestelmään on suunniteltu tapahtuvaksi suurempien tietokokonaisuuksien osalta isännöintiyhtiöille tätä varten toteutettavan järjestelmärajapinnan kautta tai vaihtoehtoisesti MML:n asiointipalvelun kautta. Käytännössä haasteena on siirtymän alkuvaiheessa teknisten ratkaisujen keskeneräisyys, mistä johtuen tietojen siirto sähköiseen järjestelmään ei ole vielä siirtymävaiheen alussa päässyt vauhtiin. Toden teolla tiedonsiirto päästäneen aloittamaan vasta vuonna 2020.

Käytännössä ongelmia todennäköisesti tulee aiheuttamaan myös se, että useissa vanhemmissa asunto-osakeyhtiöissä kaikki tiedot eivät ole ajan tasalla, eli muuttuneet tiedot on useissa tapauksissa esimerkiksi unohtuneet päivittää olemassa olevaan rekisteriin. Tiedot tulisi useissa yhtiöissä saattaa ajan tasalle ja esimerkiksi myös yhtiöjärjestyksen päivittäminen voi olla tarpeen, jotta siirtymä sähköiseen järjestelmään voidaan toteuttaa ongelmitta. Määräaikojen noudattamiseksi yhtiöiden onkin suositeltavaa ryhtyä toimeen hyvissä ajoin, jotta mahdolliset tietojen puutteet ja virheet ehditään tarvittaessa oikaista.

Huoneistotietojärjestelmän voimaanpanolaissa osakeluettelon tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään on säädetty taloyhtiöiden velvollisuudeksi. Yhtiöön johto, eli hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että yhtiö huolehtii velvoitteidensa täyttämisestä. Käytännössä siirrosta huolehtivat isännöitsijät.

Siirtymästä huoneistotietojärjestelmään tulee tiedottaa osakkaita, jotka voivat siirron jälkeen hakea omistustensa rekisteröintiä.

Siirron jälkeen taloyhtiöllä ei ole enää velvollisuutta pitää yllä osakeluetteloa. Osakeluettelon ja osakehuoneistotulosteen saa haettua huoneistotietojärjestelmästä välittömästi siirron tapahduttua. Osakeluettelon siirrosta ei peritä maksua, kun se tehdään määräajassa. Siirtyminen on niin yhtiön kuin osakkaidenkin etu.

 

Omistuksen kirjaus sähköiseen järjestelmään

Osakeomistusta ja sen rajoituksia koskevien tietojen kirjaus sähköiseen rekisteriin on mahdollista vasta sen jälkeen, kun yhtiö on edellä kuvatulla tapaa siirtänyt voimassa olevan osakeluettelon Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Tässä vaiheessa huoneistotietojärjestelmään on tuotu tiedot siitä, mitä osakkeita asunto-osakeyhtiöön ylipäätään kuuluu.

Seuraavassa vaiheessa osakkeeseen kohdistuva omistusoikeus kirjataan rekisteriin. Käytännössä omistuksen rekisteröinti ensimmäisen kerran sähköiseen rekisteriin edellyttää, että paperimuodossa oleva osakekirja toimitetaan alkuperäisenä MML:lle kuoletettavaksi ja muutettavaksi sähköiseen muotoon. Vanha osakekirja mitätöidään kirjauksen yhteydessä automaattisesti, eikä osakekirjan säilyttämisestä tarvitse enää tämän jälkeen kantaa huolta.

Mikäli osakekirja on päässyt katoamaan, joutuu osakkeen omistaja käytännössä hakemaan kadonneen osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta omistuksensa kirjaamiseksi huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelon siirron jälkeen ei omistajalle kuitenkaan enää anneta uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan omistusoikeuden rekisteröintiä koskevaan hakemukseen liitetään tällöin osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös. Mikäli osakasluetteloa ei ole vielä siirretty, on yhtiön annettava omistajalle kuoletetun osakekirjan sijaan uusi osakekirja.

Jos osakekirja on pankissa, voi pankin valtuuttaa tekemään omistuksen rekisteröinnin hakijan puolesta.

Omistajan on haettava omistusoikeutensa rekisteröintiä omaan osakehuoneistoonsa viimeistään kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Käytännössä siirtyminen sähköiseen rekisteriin voi erillisen hakemuksen sijaan tulla tehtäväksi myös osakehuoneiston vaihtaessa omistajaa ensi kertaa osakeluettelon siirron jälkeen. Tällöin siirtynyt omistus osoitetaan paperisella osakekirjalla ja uuden omistajan on haettava omistuksensa rekisteröintiä 2 kuukauden kuluessa luovutuskirjan allekirjoituksesta. Mikäli kyseessä on uusi asunto, tai luovutus on varainsiirtoverosta vapaa, on rekisteröintiä haettava 2 kuukauden kuluessa omistusoikeuden siirtymisestä.

Osakkeen omistus voi vaihtua esimerkiksi kaupalla, lahjalla, osituksella tai perintönä.

Omistusoikeuden kirjaamista haettaessa huomioon tulee ottaa, että koko osakehuoneiston omistus on rekisteröitävä samalla kertaa. Mikäli omistajia on useampia, tulee hakemuksessa näkyä kaikkien omistajien suostumus rekisteröintiin.

Omistuksen kirjaushakemuksen myötä osakehuoneiston omistaja merkitään huoneistotietojärjestelmään, minkä jälkeen omistaja näkyy osakehuoneistotulosteella. Uusi omistaja merkitään osakeluetteloon, kun Maanmittauslaitos on saanut selvityksen varainsiirtoverosta. Tieto veron suorittamisesta tai ensiasunnon varainsiirtoverovapaudesta siirtyy Verohallinnolta Maanmittauslaitokselle automaattisesti.

Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden tulee olla siirrettyinä huoneistotietojärjestelmään 31.12.2022 mennessä, joten kaikki osakekirjat tulevat siirtymään sähköiseen rekisteriin vuoden 2032 loppuun mennessä.

 

Sanktiot omistusoikeuden kirjaamisen viivästymisestä

Jos hakemus omistusoikeuden kirjaamiseksi myöhäsyy tilanteessa, jossa huoneisto vaihtaa omistajaa ensi kerran osakeluettelon siirron jälkeen, seuraa tästä sanktiona kirjaamismaksun korotus 20 %:lla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden ajanjaksolta, jonka hakemus myöhästyy.

Ensimmäisen kirjauksen ja sen yhteydessä tapahtuneen osakekirjan mitätöinnin jälkeisen saannon kirjaamiselle ei ole asetettu varsinaista sanktioitua määräaikaa, mutta omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys osakeoikeuksien, mm. yhtiökokoukseen osallistuminen, käyttämiselle ja osakkeen panttaamiselle.

Omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään maksaa tällä hetkellä 58 euroa.

 

Mistä voi tarkistaa, onko osakeluettelo sähköisenä huoneistotietojärjestelmässä?

Jokaisen taloyhtiön on tehtävä osakeluettelon siirto aikavälillä 1.5.2019 – 31.12.2022 ja ilmoitettava siirrosta myös osakkaille. Isännöitsijältä tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta voi halutessaan tarkistaa, onko taloyhtiön osakeluettelo jo siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Jos taloyhtiö ei ole vielä siirtänyt osakeluetteloaan, on omistajan vaihdoksesta ilmoitettava vanhaan tapaan verohallintoon ja taloyhtiön isännöitsijälle, joka huolehtii osakeluettelon päivittämisestä. Yhtiön siirryttyä sähköiseen huoneistotietojärjestelmään pidetään osakeluetteloa yllä Maanmittauslaitoksessa.

 

Tarvittavat liitteet

Omistuksen kirjaamiseen tarvittavat liitteet riippuvat luovutuksen tyypistä. Liitteet voi toimittaa kopioina, lukuun ottamatta paperista osakekirjaa tai väliaikaistodistusta, jotka tarvitaan aina alkuperäisenä.

Kun osakekirja mitätöidään omistusoikeuden rekisteröinnin yhteydessä, hakemukseen tarvitaan kaikkien omistajien allekirjoitus tai valtakirja.

Alle on listattu luovutusmuodoittain liitteitä, joita omistuksen kirjaamista koskevaan hakemukseen tyypillisesti tarvitaan.

Kauppa

  • Paperinen osakekirja (tai väliaikaistodistus) alkuperäisenä
  • Luovuttajan suostumus

Lahja

  • Paperinen osakekirja (tai väliaikaistodistus) alkuperäisenä
  • Luovuttajan suostumus

Ositus- ja perinnönjako

  • Ositus- ja perinnönjakosopimus
  • Mahdollinen paperinen osakekirja/väliaikaistodistus
  • Vainajan perukirja ja sukuselvitys
  • Mahdollinen testamentti

Testamentti

  • Testamentti
  • Testamentin tiedoksiantoilmoitukset tai hyväksymiset pesän osakkailta
  • Mahdolliset lakiosailmoitukset ja selvitys lakiosan suorittamisesta
  • Mahdollinen paperinen osakekirja/väliaikaistodistus alkuperäisenä
  • Vainajan perukirja ja sukuselvitys

Ositussopimus

  • Ositussopimus
  • Mahdollinen paperinen osakekirja/väliaikaistodistus

Omistusoikeuden selvennyskirjaus

Jakamattoman kuolinpesän osakkaat voivat hakea yhteisesti osakehuoneiston omistusoikeuden rekisteröintiä kuolinpesälle kuuluvaan huoneistoon. Omistusoikeuden selvennyskirjauksen hakeminen ei ole pakollista, mutta se helpottaa asioiden hoitoa.

Hakemukseen tulee liittää vainajan perukirja, sukuselvitys ja mahdollinen testamentti.

Selvennyskirjausta kannattaa hakea esimerkiksi silloin, kun kuolinpesä haluaa myydä edesmenneen omistajan osakehuoneiston. Tällöin ostajalle ei tarvitse antaa vainajan perukirjaa ja sukuselvitystä omistusoikeuden rekisteröintiä varten.

 

Tiivistetty ohje omistusoikeuden kirjaamista suunnittelevalle

  1. Tarkista isännöitsijältä tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta, että taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.
  1. Täytä hakemus osakehuoneiston omistusoikeuden rekisteröimiseksi. Hakemus ja ohjeet sen täyttämiseen löytyvät seuraamalla esimerkiksi alla olevaa linkkiä: https://www.suomi.fi/palvelut/lomake/hakemus-osakehuoneiston-omistusoikeuden-rekisteroimiseksi-maanmittauslaitos/eb391b3c-f219-4adb-a4a7-008b615fdfda
  1. Kokoa mahdolliset muut hakemukseen tarvittavat liitteet.
  1. Toimita hakemus liitteineen Maanmittauslaitokselle postitse, sähköpostitse tai viemällä ne asiakaspalvelupisteeseen.

Seuraa meitä somessa, niin pysyt aina ajan tasalla asunto- ja kiinteistöoikeudellista asioista. 

Seuraa meitä Facebookissa tästä!
Seuraa meitä LinkedInissä tästä!

Tarvitsetko apua?

Lue lisää aiheesta

Jaa artikkeli: