Asiakirjojen säilyttäminen

Pankkien tallelokerot ovat turvallinen ja varma tapa säilyttää asiakirjoja. Asunto-osakeyhtiöiden osakekirjat ja panttikirjan ovat usein myös pankin hallussa pankin myöntämän lainan vakuutena. Edellä mainituissa tapauksissa arvopaperit eivät joudu kadoksiin. Tällöin asiakirja on tarvittaessa helposti löydettävissä. Esimerkiksi kuoleman tapauksissa perilliset saavat pankilta tiedon arvopaperisäilytyksestä.

Kuitenkin vielä nykyäänkin asiakirjoja säilytetään kotona niin sanotussa varmassa tallessa. Tällöin on kuitenkin vaara, että tärkeä asiakirja tulee hävitetyksi vahingossa muiden asiakirjojen joukossa tai ajan kulumisen myötä asiakirjan omistaja/haltija ei itsekään muista mihin asiakirjan on laittanut. Esimerkiksi kuoleman tapauksissa perilliset saatavat tarvita asiakirjaa, eikä heillä ole välttämättä mitään tietoa missä asiakirja on.

Asiakirjan katoamine tulee usein ilmi siinä vaiheessa, kun fyysistä asiakirjaa tarvitaan. Asunto-osakkeiden myynnin yhteydessä osakekirjaan tulee tehdä siirto merkintä uudelle omistajalle. Asunto-osakkeiden osakekirjaa tarvitaan siinä vaiheessa, kun omistusta ollaan siirtämässä sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Kiinteistökaupan yhteydessä mahdolliset panttikirjat luovutetaan uudelle omistajalle. Osakeyhtiöiden osakekirja tarvitaan, kun osakkeita ollaan myymässä tai siinä vaiheessa, kun osakkeenomistusta ollaan siirtämässä arvo-osuusjärjestelmään

Asiakirjat

Asiakirjan kuolettamismenettelystä säädetään asiakirjan kuolettamisesta annetusta laissa. Laki on suurimmilta osin vuodelta 1901. Laissa mainituista asiakirjoista valtaosa on nykyään poistunut kokonaan käytöstä. Vuoden 2019 alussa Suomessa otettiin asunto-osakkeiden osalta käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä. Asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakasluettelonsa maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään tämänhetkisen tiedon mukaan vuoden 2023 loppuun mennessä. Nykyisin kiinteistöön vahvistettavasta kiinnityksestä annetaan sähköinen panttikirja. Nykyään useiden osakeyhtiöiden osakkeet kuuluvat arvo-osuujärjestelmään.

Sähköiset asiakirjajärjestelmät tulevat tulevaisuudessa korvaamaan fyysiset asiakirjat. Tällä hetkellä on kuitenkin vielä arkipäivää, että fyysisiä asiakirjoja on käytössä hyvin paljon.

Kuoletettavien asiakirjojen yhteinen ominaisuus on, että ne osoittavat omistusoikeutta tai jonkin sisältöistä saamisoikeutta. Tässä suhteessa niitä voidaan nimittää arvopapereiksi.

Menettely asiakirjan kuolettamiseksi

Mikäli asiakirja on kadonnut, tulee sen omistajan/haltijan ensivaiheessa hakea asiakirjan kuolettamista käräjäoikeudelta. Hakemus tulee tehdä sen paikkakunnan käräjäoikeuteen, missä asiakirjan mukainen sitoumus on täytettävä.

Osakekirjan kuolettamista koskeva hakemus jätetään asunto-osakeyhtiön tai osakeyhtiön kotipaikan käräjäoikeuteen. Epävarmassa tilanteessa kotipaikka käy ilmi yhtiötä koskevasta kaupparekisteriotteesta. Panttikirjan kuolettamisen osalta tulee huomioida, että mikäli uutta panttikirjaa ei ole tarkoitus hakea, niin kiinnityskin tulee kuolettaa. Panttikirjan ja kiinnityksen kuolettamista haetaan kiinteistön sijaintipaikan käräjäoikeudelta.

Ellei kuoletettavasta asiakirjasta ilmene toimivaltaista käräjäoikeutta, niin hakemuksen voi viimekädessä jättää hakijan kotipaikan käräjäoikeuteen.

Hakemukseen tulisi liittää jäljennös kuoletettavasta asiakirjasta. Mutta kun itse asiakirja on kadonnut, niin hyvin harvoin on myöskään jäljennöstä käytettävissä. Tällöin hakemukseen liitetään luotettava selvitys asiakirjan sisällöstä. Lisäksi tulee esittää selvitys siitä, millä perusteella hakija on omistanut tai hallinnut asiakirjaa. Asunto-osakeyhtiöiden osalta luotettavana selvityksenä käy isännöitsijän todistus, josta ilmenee osakkeen omistus. Osakeyhtiöiden osakkeiden osalta luotettavan selvityksenä käy osakeyhtiön antama todistus osakkeenomistuksesta. Panttikirjojen ja kiinnityksen kuolettamiseen oikeutettu ilmenee lainhuutotiedoista. Lisäksi voidaan tarvita pankin antama todistus siitä, ettei velkavastuuta ole.

Mitään yleistä määräaikaa asiakirjan kuolettamisen hakemiselle ei ole asetettu, mutta asiakirjan luonteesta johtuen hakemus asiakirjan kuolettamiseksi kannattaa tehdä viipymättä sen jälkeen, kun asiakirjan katoaminen on ilmennyt.

Mikäli osakeyhtiön osakkeet ovat siirtymässä arvo-osuusjärjestelmään, niin osakekirjan kuolettamiselle on asetettu määräaika, jonka kuluessa hakemus asiakirjan kuolettamiseksi on tehtävä. Mikäli hakemusta ei tehdä määräaikaan mennessä, niin osakkeenomistaja menettää osakkeeseen perustuvat oikeutensa. Näissä tapauksissa tiedot määräajasta ja menettelystä antaa osakeyhtiö.

Hakijan tai jos hakijoita on useampia, niin kaikkien hakijoiden tulee allekirjoittaa hakemus.

Hakemuksen käsittely käräjäoikeudessa

Hakemuksen perusteella käräjäoikeus laatii asiassa kuulutuksen. Kuulutus julkaistaan Virallisessa lehdessä ja käräjäoikeuden ilmoitustaululla. Käräjäoikeus lähettää kuulutuksesta kopion hakijalle. Kuulutuksen tarkoituksena on, että jos jollakin olisi hakemuksen kohteena oleva asiakirja hallussaan, niin hän voi kuulutuksessa mainittuna aikana ilmoittautua käräjäoikeudelle ja esittää selvityksen siitä, että hänellä on kuoletuksen hakijaa parempi oikeus asiakirjaan. Käytännössä tämä on erittäin harvinaista, lieneekö näin käytännössä käynyt milloinkaan. Mutta mikäli tällainen tilanne syntyisi, niin hakemus asiakirjan kuolettamisesta hylättäisiin.

Hakemus ratkaistaan käräjäoikeuden kansliassa aikaisintaan kolmen kuukauden kuluttua siitä, kun hakemus on kuulutettu Virallisessa lehdessä. Päätös toimitetaan hakijalla ja käräjäoikeus perii siitä 250 euron hakemusasian käsittelymaksun.

Toimenpiteet kuolettamisen jälkeen

Kun hakija on saanut käräjäoikeudelta päätöksen asiakirjan kuolettamisesta, niin sen jälkeiset toimenpiteet riippuvat siitä, onko asunto-osakeyhtiön osakasluettelo siirretty huoneistotietojärjestelmään tai onko osakeyhtiö siirtymässä arvo-osuusjärjestelmään.

Jos asunto-osakeyhtiö on siirtänyt osakasluettelon huoneistotietojärjestelmään, tulee osakkaan hakea omistuksen rekisteröintiä maanmittauslaitokselta. Hakemukseen tulee liittää käräjäoikeuden päätös osakekirjan kuolettamisesta. Muussa tapauksessa uusi osakekirja haetaan asunto-osakeyhtiön hallitukselta. Hallituksen tulee antaa uusi paperinen osakekirja, johon tulee tehdä kirjaus, josta ilmenee, että se on annettu kuoletetun osakekirjan tilalle.

Arvo-osuusjärjestelmään siirtymässä olevien osakeyhtiöiden osalta tarkemmat ohjeet saa yhtiöltä. Yleensä menettely on se, että kun käräjäoikeuden päätös kuolettamisesta on tullut, niin se toimitetaan osakeyhtiön ilmoittamaan osoitteeseen ja samalla ilmoitetaan oman arvo-osuustilin numero. Mikäli osakeyhtiö ei ole arvo-osuusjärjestelmässä, hallitus antaa uuden paperisen osakekirjan kuoletetun osakekirjan tilalle. Uuteen osakekirjaan tehdään kirjaus, josta ilmenee, että se on annettu kuoletetun osakekirjan tilalle.

Panttikirjat ovat muuttuneet kokonaan sähköiseen muotoon, eikä kirjallisia panttikirjoja ole enää 1.1.2020 lähtein voinut käyttää velan vakuutena. Kun käräjäoikeuden päätös panttikirjan kuolettamisesta on tullut, tehdään maanmittauslaitokselle hakemus uudesta panttikirjasta. Uusi panttikirja on sähköinen.

Sinua saattavat kiinnostaa myös seuraavat artikkelimme

Osakekirjojen siirto sähköiseen järjestelmään LINKKI

Asuntokaupan digitalisaatio -kuinka asuntokaupassa tulee menetellä eri tilanteissa LINKKI

Mitä asiakirjoja tarvitset asunnon myyntiä varten LINKKI