Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään
Vanhojen (eli ennen 1.1.2019 perustettujen) asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelo Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään 31.12.2023 mennessä. Uusien eli vuonna 2019 tai sen jälkeen perustettujen taloyhtiöiden ei tarvitse siirtoa tehdä, koska tiedot ovat tulleet automaattisesti huoneistotietojärjestelmään siinä yhteydessä, kun taloyhtiö on perustamisvaiheessa rekisteröity kaupparekisteriin.
Katso artikkeli vlogista
Siirtäminen sisältää kaksi vaihetta eli taloyhtiöiden on tehtävä osakeluetteloiden ylläpidon siirto Maanmittauslaitokselle 31.12.2023 mennessä ja tämän jälkeen osakkeenomistajien tulee rekisteröidä omistus huoneistotietojärjestelmään kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun taloyhtiö on osakeluettelonsa siirtänyt huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelon siirtäminen tapahtuu ilmoittamalla huoneistotietojärjestelmään Asunto-osakeyhtiölaissa säädetyt osakeluettelon tiedot sekä tieto yhtiöjärjestykseen mahdollisesti sisältyvästä lunastuslausekkeesta tai muusta vaihdannanrajoituslausekkeesta.
Osakeluettelon siirtoon sakka asunto-osakeyhtiön hallituksen vastuulla on ollut huolehtia osakeluettelon ylläpidosta. Käytännössä useimmiten tämä tehtävä on annettu isännöitsijälle. Kun taloyhtiö siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, siirtyy osakeluettelon ylläpito ja omistajanvaihdosten selvittäminen Maanmittauslaitokselle. Jatkossa osakeluettelotiedot saa huoneistotietojärjestelmästä.
Ennen osakeluettelon siirtoa
Ennen osakeluettelon siirtoa tulee taloyhtiön hallituksen tehdä päätös osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään. Ennen siirtoa tulee tarkistaa muun muassa, että onko osakeluettelo voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Mikäli osakeryhmät eivät vastaisi voimassa olevaa yhtiöjärjestystä, tulee yhtiön saattaa yhtiöjärjestys ajan tasalle ennen osakeluettelon siirtoa. Eli tämä tarkoittaa käytännössä yhtiöjärjestyksen muuttamista.
Lisäksi tulee tarkistaa, että ovatko osakeluettelon kaikki omistajatiedot yhteystietoineen ajan tasalla. Taloyhtiöiden vastuulla on, että siirtohetkellä osakeluetteloon merkittyjen omistajien saannot on tutkittu ja että ne ovat oikein osakeluettelossa. Maanmittauslaitos ei näiden saantojen oikeellisuuksia enää tutki. Maanmittauslaitos vastaa vain osakeluettelon siirron jälkeen tulevien saantojen tutkimisesta ja rekisteröinnistä. Jos taloyhtiöllä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, viedään huoneistotietojärjestelmään tieto osakeluettelossa olevan viimeisen omistajatiedon mukaan. Lisäksi on selvitettävä kaikki keskeneräiset tapaukset, joissa osakkaat eivät ole esittäneet selvitystä suoritetusta varainsiirtoverosta. Riskinä voi muuten olla mahdollinen taloyhtiön vastuu osakkaan maksamattomasta varainsiirtoverovelasta.
Yhtiöjärjestyksessä voi olla myös erilaisia rajoituslausekkeita kuten lunastuslausekkeita, etuostolausekkeita yms. Lisäksi yksittäisiin osakeryhmiin voi liittyä erilaisia rajoituksia kuten lesken hallintaoikeus. Tällaiset rajoitukset tulee selvittää ja ne tulee ilmoittaa osakeluettelon siirron yhteydessä Maanmittauslaitokselle.
Yhtiön velvollisuuksista osakeluettelon siirron jälkeen
Kun osaluettelo on siirretty Maanmittauslaitokselle, tulee taloyhtiön viipymättä ilmoittaa osakkeenomistajille osakeluettelon ylläpidon siirtymisestä Maanmittauslaitokselle. Tulee huomata, että osakkeenomistajille toimitettava ilmoitus on toimitettava samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen on asunto-osakeyhtiölain säännösten ja mahdollisten yhtiöjärjestysmääräysten mukaan yhtiössä toimitettava.
Tulee huomioida, että omistusten historiatiedot eivät siirry osakehuoneistorekisteriin. Näin ollen taloyhtiön on edelleen säilytettävä osakeluettelon siirtoa edeltäviä omistajatietoja laissa säädetyn ajan. Lisäksi taloyhtiön tiedoista on selvittävä osakekirjan antamispäivä siihen saakka, kunnes osakekirja on mitätöity eli osakkeella on sähköinen omistajarekisteröinti.
Osakkeenomistajan omistusoikeuden rekisteröinti
Sen jälkeen, kun osakeluetteloiden siirto on tehty, tulee toisena vaiheena kunkin huoneiston osalta osakkeen omistusoikeuden rekisteröiminen. Osakkeenomistajan tulee rekisteröidä omistusoikeus ja toimittaa paperinen osakekirja Maanmittauslaitokselle sen mitätöimistä varten. Paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksessa samalla, kun omistus merkitään rekisteriin. Mitätöity osakekirja hävitetään tai palautetaan pyynnöstä hakijalle. Jos osakekirja on pankissa, voi osakkeenomistaja valtuuttaa pankin tekemään omistuksensa rekisteröinnin.
Mikäli jostain syystä vastoin asunto-osakeyhtiölain määräystä taloyhtiössä ei olisi koskaan painettu osakekirjoja, ei niitä pelkästään huoneistotietojärjestelmään siirtymisen vuoksi tarvitse painattaa. Omistuksen rekisteröinnissä osakekirjan sijaan voidaan esittää väliaikaistodistus tai tiettyjen edellytysten täyttyessä hallituksen selvitys.
Mitä seuraa, jos taloyhtiö ei ole tehnyt osakeluettelon siirtoa 31.12.2023 mennessä?
Mikäli taloyhtiö ei jostain syystä siirtäisi osakeluetteloaan määräajassa, peritään siirrosta myöhemmin maksu, jonka suuruudesta säädetään erikseen. Tämän lisäksi yhtiön hallitukselle voi myös syntyä vahingonkorvausvastuu, jos osakeluettelon siirron laiminlyönnistä aiheutuu vahinkoa osakkeenomistajalle.
