Isännöitsijä on taloyhtiön arjessa usein “näkymätön” mutta sitäkin merkittävämpi toimija. Hyvin hoidettu isännöinti mahdollistaa taloyhtiön sujuvan hallinnon, asumisviihtyvyyden ja kiinteistön arvon säilymisen – tai parhaassa tapauksessa jopa nousemisen. Isännöitsijän vastuu on kuitenkin laaja, ja se sisältää niin juridisia velvoitteita kuin taloyhtiön arjen käytännön järjestelyjä. Artikkelissa Isännöitsijän vastuu: Mitä kaikkea pitää sisällään? käymme läpi keskeiset asiat, jotka kuuluvat isännöitsijän vastuun piiriin, ja miksi ne ovat tärkeitä.

1. Mikä on isännöitsijä ja mitä hän tekee?

Isännöitsijä on henkilö, joka hoitaa taloyhtiön juoksevan hallinnon ja toimii yhteistyössä taloyhtiön hallituksen kanssa. Tehtäviin voi sisältyä esimerkiksi:

• Taloyhtiön kirjanpidon järjestäminen, taloushallinto ja maksuliikenne
• Kunnossapito- ja korjaushankkeiden kilpailutus sekä valvonta
• Taloyhtiön asiakirjojen hallinnointi (esimerkiksi yhtiökokouskutsut, pöytäkirjat, toimintakertomukset)
• Asukasviestintä ja viestintä taloyhtiön osakkaiden suuntaan
• Toimiminen hallituksen tukena ja neuvonantajana päätöksenteossa

On tärkeää huomata, että isännöitsijän tehtävä ei ole sama asia kuin taloyhtiön hallitus. Hallitus tekee keskeiset päätökset (esimerkiksi budjetti, suuret peruskorjaukset, strategiset linjaukset), kun taas isännöitsijä hoitaa näiden päätösten käytännön toteutuksen ja valmistelevat toimet.

2. Isännöitsijän vastuun oikeudellinen tausta

Isännöitsijän roolia ja vastuuta määrittelevät useat lait ja säännökset, joista keskeisin on Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009). Sen lisäksi isännöitsijään voi soveltua kirjanpitolaki, sopimusoikeudelliset periaatteet ja yleinen vahingonkorvauslaki.

Isännöitsijällä on:

1. Huolellisuusvelvollisuus: Isännöitsijän on toimittava huolellisesti ja yhtiön etua parhaiten vaalien.
2. Lojaliteettivelvollisuus: Isännöitsijän on edustettava taloyhtiötä rehellisesti ja vältettävä tilanteita, joissa oma etu tai ulkopuolinen etu voisi mennä taloyhtiön edun edelle.
3. Kirjanpitovelvollisuus: Mikäli isännöitsijälle on annettu kirjanpitoon liittyviä tehtäviä, on hänen huolehdittava, että taloyhtiön kirjanpito toteutetaan lainsäädännön ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti.

Mikäli isännöitsijä laiminlyö tehtäviään, voi syntyä vahingonkorvausvastuu. Tämä korostaa isännöitsijän toiminnan ammattimaisuutta ja huolellisuutta, sillä väärinkäytösten tai laiminlyöntien seurauksena voi syntyä suuria taloudellisia menetyksiä taloyhtiölle.

3. Keskeiset vastuun osa-alueet

a) Hallinnollinen vastuu

Isännöitsijän päivittäiseen hallinnolliseen vastuuseen kuuluu esimerkiksi laskujen maksaminen, vuokrien tai vastikkeiden kerääminen ja hallituksen päätösten käytännön toteuttaminen. Hallinnolliset tehtävät ovat laajoja ja keskeisiä taloyhtiön arjen sujuvuuden kannalta.

b) Taloudellinen vastuu

Taloudellisiin tehtäviin kuuluvat esimerkiksi talousarvion valmistelu, kirjanpito, tilinpäätöksen laatiminen sekä yhtiön varojen hoitaminen siten, että ne ovat turvassa ja niitä käytetään yhtiön edun mukaisesti. Virheet taloushallinnossa, kuten maksujen unohtaminen tai väärinkäytökset, voivat johtaa merkittäviin kustannuksiin ja viivästysseuraamuksiin. Isännöitsijä voi joutua korvausvastuuseen huolimattomasta toiminnastaan.

c) Kunnossapito- ja korjausvastuu

Isännöitsijä on keskeisessä roolissa kiinteistön ylläpidossa ja korjaushankkeissa. Hän kilpailuttaa urakoitsijoita, valvoo töitä ja informoi hallitusta sekä osakkaita mahdollisista korjaus- ja remonttitarpeista. Taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys sekä pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) ovat dokumentteja, joiden laatimiseen ja toteutukseen isännöitsijä yleensä osallistuu. Väärä tai puutteellinen ylläpito voi johtaa kalliisiin vahinkoihin, kuten vesivahinkoihin, joiden korjaaminen voi kestää kauan ja olla kustannuksiltaan merkittävää.

d) Viestintä- ja tiedotusvastuu

Taloyhtiössä viestinnällä on suuri merkitys. Isännöitsijän tehtävänä on pitää hallitus ja osakkaat ajan tasalla yhtiön taloudellisesta tilanteesta, tulevista korjauksista ja muista ajankohtaisista asioista. Puutteellinen viestintä voi johtaa väärinymmärryksiin ja konflikteihin. Selkeä ja avoin tiedonkulku lisää luottamusta isännöitsijään ja helpottaa hallitusta tekemään hyviä päätöksiä.

e) Yhteistyö hallituksen kanssa

Isännöitsijä on hallituksen “oikea käsi”. Hyvä yhteistyö ja selkeä roolijako ovat edellytyksiä sille, että taloyhtiön päätöksenteko on sujuvaa ja juridisesti kestävällä pohjalla. Isännöitsijän tulee valmistella asiat hallituksen päätöksentekoa varten, antaa taustatietoja ja suosituksia, sekä varmistaa, että hallituksella on tarvittava tieto päätöksenteon tueksi.

4. Mitä tapahtuu, jos isännöitsijä laiminlyö vastuunsa?

Isännöitsijä on vahingonkorvausvastuussa, jos hänen toimintansa tai laiminlyöntinsä aiheuttaa taloyhtiölle taloudellista vahinkoa. Esimerkkejä tilanteista, joissa isännöitsijän vastuu voi aktualisoitua:

• Laiminlyöty kirjanpito tai talouden hoito johtaa taloyhtiön viivästysseuraamuksiin tai muihin ylimääräisiin kustannuksiin. Kirjanpidon laiminlyönnin osalta tulee huomioida myös rikosoikeudellinen vastuu.
• Virheet korjaushankkeissa (esimerkiksi kilpailutuksessa, sopimusten laadinnassa tai valvonnassa), jotka aiheuttavat taloyhtiölle lisäkustannuksia tai viivästyksiä.
• Puuttuva tai puutteellinen viestintä asioista, jotka aiheuttavat vahinkoa (esimerkiksi kosteusvauriot leviävät, koska hallitus ja osakkaat eivät ole saaneet tietoa ajoissa).
• Virheet isännöitsijäntodistuksessa voivat aiheuttaa merkittävää vahinkoa erityisesti asuntokaupan osapuolille sekä myös taloyhtiölle.

Jos taloyhtiön hallitus epäilee isännöitsijän toimineen virheellisesti, voi asiaa tutkia riippumaton taho tai taloyhtiö voi turvautua juridiseen apuun. Vakavimmissa tapauksissa isännöitsijälle voidaan asettaa vahingonkorvausvelvollisuus tai jopa rikosoikeudellinen seuraamus. Isännöitsijöillä on usein vastuuvakuutus, joka korvaa mahdolliset vahingot tiettyyn rajaan asti.

5. Kuinka taloyhtiö voi varmistaa hyvän isännöinnin?

1. Selkeä sopimus ja työnjako
   Taloyhtiön hallituksen tulisi huolehtia, että isännöintisopimuksessa on selkeästi määritelty isännöitsijän tehtävät, vastuut ja velvollisuudet. Epäselvät sopimuskohdat voivat johtaa erimielisyyksiin.
2. Avoin viestintä
   Säännölliset tapaamiset, selkeät raportit ja avoin keskusteluyhteys lisäävät luottamusta isännöitsijään. Hallituksen kannattaa aktiivisesti kysyä ja pyytää tietoa isännöitsijältä.
3. Seuranta ja arviointi
   Hallituksen tulisi seurata isännöitsijän toimintaa säännöllisesti. Esimerkiksi vuosittainen arviointikeskustelu on hyvä tapa käydä läpi, miten sovitut tehtävät on hoidettu.
4. Koulutus ja osaamisen kehittäminen
   Lainsäädäntö, kiinteistöalan määräykset ja tekniikka kehittyvät jatkuvasti. Isännöitsijän ammattitaidon ylläpito on tärkeää, jotta taloyhtiölle voidaan taata asiantuntevaa palvelua.
5. Selkeät pelisäännöt osakkaiden ja asukkaiden suuntaan
   Osakkaiden tiedusteluihin ja huoltopyyntöihin vastaaminen ripeästi lisää asumisviihtyvyyttä. On hyvä sopia, kuinka nopeasti isännöitsijä pyrkii reagoimaan ja milloin hallitus kutsutaan mukaan päätöksentekoon.

Yhteenveto

Isännöitsijän vastuu on laaja-alaista ja sisältää niin taloudellisia, hallinnollisia kuin juridisiakin velvoitteita. Ammattitaitoinen, huolellinen ja avoimesti viestivä isännöitsijä on taloyhtiön toimivuuden kulmakivi – hän huolehtii niin rakennuksen ylläpidosta, kirjanpidosta kuin osakkaiden tiedottamisesta. Taloyhtiön hallitus toimii isännöitsijän kumppanina ja varmistaa yhdessä hänen kanssaan, että kaikki toimenpiteet tehdään taloyhtiön etua ajatellen ja lainsäädännön vaatimukset täyttäen.

Jos taloyhtiössä epäillään puutteita isännöitsijän toiminnassa, on tärkeää tarttua asiaan ajoissa, jotta mahdolliset vahingot voidaan estää tai minimoida. Lopulta tarkoitus on, että taloyhtiön hallinto toimii sujuvasti ja osakkaat sekä asukkaat voivat nauttia hyvin hoidetusta kiinteistöstä.

Hyvin hoidettu isännöinti on sijoitus, josta hyötyvät kaikki: taloyhtiö, osakkaat ja asukkaat. Se auttaa ylläpitämään kiinteistön arvoa ja takaamaan viihtyisän ja turvallisen asumisen.

Oletko törmännyt ongelmiin isännöitsijän toiminnassa?

Löydät verkkokaupastamme reklamaation isännöitsijälle.

Isännöitsijälle osoitettava reklamaatio tulee tehdä viipymättä, kun virhe on havaittu. Reklamaatio on tehtävä oikea-aikaisesti sekä oikeamuotoisesti. Reklamaatiossa tulee yksilöidä, millä tavoin isännöitsijä on menetellyt vastaoin asunto-osakeyhtiölakia tai rikkonut yleisen huolellisuusvelvoitteensa

Reklamaatiossa tulee:

• Yksilöidä vahinko sekä sen syy yhteys isännöitsijän toimintaan.
• Yksilöidä vahingon perusteella vaadittavat seuraamukset.

Tutustu myös seuraaviin artikkeleihin: