fbpx
Soita meille 0600 02110 (ark. 9–16, 2.00 €/min + pvm/mpm sis. alv 24 %)

Välitysliikkeen oikeus kerätä ja käsitellä vuokralaisen henkilötietoja

Herkulex.fi /

Aiheesta on 7.6.2011 julkaistu Vuokrauksen tietosuojaohje, joka opastaa välitysliikkeitä mm. siinä, mitä tietoja vuokralaiselta voidaan kysyä ja kerätä, miten tietoja voidaan säilyttää ja miten tietojen luovuttamisessa edelleen tulee menetellä.

Henkilötietolaki asettaa välitysliikkeelle useita erilaisia velvoitteita, joiden tarkoitus on suojata vuokralaisen yksityiselämää ja muita yksityisyyttä turvaavia perusoikeuksia sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista.

Välitysliikkeen tulee henkilötietoja käsitellessään noudattaa huolellisuutta; henkilötiedot on esimerkiksi suojattava riittävällä tavalla. Ennen kuin henkilötietoja edes aletaan kerätä, on välitysliikkeen suunniteltava tarkasti kaikki henkilötietojen eri käsittelyvaiheet. Asianmukainen henkilötietojen käsittely edellyttää myös sitä, että vuokralaisilta ylipäätään kerätään vain sellaisia tietoja, jotka ovat vuokraustoiminnan kannalta tarpeellisia ja että tietoja kerätään vain silloin, kun keräämiselle on olemassa tietty peruste.

Kerättyjä henkilötietoja ei myöskään saa käyttää muuhun kuin siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty. Välitysliikkeen on huolehdittava siitä, että vuokralaista informoidaan henkilötietojen käsittelystä. Velvoitteita liittyy myös siihen, miten henkilötietoja säilytetään, miten niitä voidaan luovuttaa edelleen ja miten tiedot tulee lopulta hävittää niiden käytyä tarpeettomiksi.

Mitä ovat henkilötieto ja henkilörekisteri?

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia vuokralaista, hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Tällaisiksi tiedoiksi katsotaan esimerkiksi nimi, osoite ja puhelinnumero.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteen kuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia. Esimerkiksi välitysliikkeen toimeksiantopäiväkirja muodostaa laissa tarkoitetun henkilörekisterin. Myös Internetin kautta täytettävien vuokra-asuntohakemuskaavakkeiden sisältämät tiedot muodostavat henkilörekisterin.

Välitysliikkeen oikeus kerätä henkilötietoja

Välitysliikkeellä on syntyneen asiakassuhteen nojalla oikeus asunnonhakijan ja vuokralaisen henkilö- ja perhetietojen keräämiseen. Asiakassuhde syntyy myös vuokralaisen kanssa huoneistoon muuttavaan avio- tai avopuolisoon, koska heillä on huoneenvuokralakiin perustuvia oikeuksia, vaikka he eivät henkilökohtaisesti vuokralaisen asemassa olisikaan. Mikäli puoliso kuitenkin muuttaa huoneistoon vasta sen jälkeen, kun vuokrasuhde on jo alkanut, ei välitysliikkeen ja puolison välille synny asiakassuhdetta.

Huoneistoon muuttaviin alaikäisiin lapsiin ei asiakassuhdetta synny, elleivät he ole sopimusosapuolia, eikä heidän osaltaan nimien tai henkilötunnusten vaatiminen ole näin ollen sallittua. Tietyissä tilanteissa voi kuitenkin olla tarpeen kerätä huoneistoon muuttavien lasten osalta syntymävuodet. Tilanteesta riippuen vuokranantajalle saattaa olla merkitystä sillä, ovatko mukana muuttavat lapset pieniä vai jo pian aikuisiän saavuttavia.

Henkilötietoja saa luonnollisesti kerätä myös vuokralaisen yksiselitteisesti antamalla suostumuksella.

Mitä henkilötietoja voidaan kerätä?

Vuokralaiselta on tarpeen kerätä tiettyjä tietoja, jotta voidaan varmistaa muun muassa vuokralaisen henkilöllisyys ja maksukyky. Vapaarahoitteista kohdetta vuokrattaessa on sallittua kerätä ensinnäkin huoneistoon asumaan tulevien henkilöiden henkilötiedot. Mukana muuttavan avio- ja avopuolison osalta voidaan ottaa henkilötunnus ja lasten osalta syntymävuodet. Vuokrasuhteesta vastuullisilta voidaan pyytää tieto heidän tuloistaan. Myös vuokralaisen luottotiedot tulee tarkistaa. Luottotietojen tarkistamisesta on ilmoitettava vuokralaiselle, mutta tämän suostumusta tarkistamiseen ei vaadita.

Lopulliselta vuokralaiselta voidaan pyytää myös palkkatodistus, todistus eläkkeen määrästä tai muu todistus esimerkiksi todistus ansiosidonnaisen työttömyyskorvauksen määrästä tai muu vastaava todistus, jotta voidaan varmentaa vuokralaisen maksukyky. Palkkatodistus voidaan pyytää vuokralaiselta vasta huoneiston luovuttamista koskevan lopullisen päätöksenteon tueksi, eli käytännössä ennen varsinaista vuokrasopimuksen allekirjoittamista. On huomattava, että palkkatodistuksia ei näin ollen voida pyytää esimerkiksi huoneiston esittelyyn saapuneilta katsojilta.

Välitysliikkeen on huolehdittava myös siitä, että sekä vuokralaisen että vuokranantajan henkilötunnus (tai Y-tunnus) kirjataan vuokrasopimukseen. Henkilötunnuksen kirjaaminen on perusteltua, sillä vuokrasuhteessa vuokralaisen ja vuokranantajan yksiselitteinen yksilöiminen on usein tärkeää. Esimerkiksi silloin, kun vuokrasuhteen osapuolilla on sopimukseen perustuvia vaatimuksia toisiaan kohtaan ja jos vuokrasuhteen osapuoli joudutaan esimerkiksi haastamaan tuomioistuimeen, voidaan henkilö viime kädessä yksilöidä henkilötunnuksen avulla.

Joskus vuokralainen saattaa olla halukas oma-aloitteisesti esittämään muitakin asunnon vuokraamisen kannalta merkityksellisiä tietoja tai asiakirjoja. Tällaisten tietojen kerääminen on sallittua, kun tietojen keräämiseen on vuokralaisen oma suostumus.

Henkilötietoja kerättäessä on muistettava, että tietojen tulee olla tarpeellisia nimenomaan vuokraustoimeksiannon hoitamiseksi ja vuokrasopimuksen tekemiseksi. Mikäli henkilötietoja kerätään esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin, on tietojen keräämisen yhteydessä pyydettävä vuokralaiselta erillinen suostumus.

Välitysliikkeen informointivelvollisuus

Välitysliikkeen tulee informoida vuokralaista siitä, mistä ja miten vuokralainen voi tarkistaa itseään koskevat tiedot, mitä tietoja hänestä kerätään, henkilörekisterin säännönmukaiset tietolähteet (esim. asuntohakemukset ja Suomen Asiakastieto Oy) sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Lisäksi tulee kertoa, miten mahdolliset virheet saa oikaistua.

Vuokralaiselle on annettava myös tieto siitä, että jos hän haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on pyyntö tästä esitettävä välitysliikkeelle omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti välitysliikkeen luona.

Luontevimmin välitysliikkeen informointivelvollisuus hoituu henkilötietoja kerättäessä, eli käytännössä viimeistään vuokrasopimusta tehtäessä. Käytännössä lain edellyttämän informointivelvollisuuden voikin toteuttaa siten, että edellä mainitut seikat kerrotaan asuntohakemuksessa, toimeksiantosopimuksessa ja vuokrasopimuksessa sekä vastaavissa sähköisissä lomakkeissa.

Kerättyjen tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Välitysliikelain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Myös vuokra-asuntohakemukset ja niiden liitteinä mahdollisesti olevat asiakirjat on säilytettävä saman laissa määritellyn ajan.

Välitysliikkeellä on velvollisuus huolehtia henkilötietojen riittävästä suojaamisesta sekä siitä, että rekisteriä käytetään vain määritellyn käyttötarkoituksen mukaisesti. Välitysliikkeen on huolehdittava siitä, ettei asiattomilla ole pääsyä rekisterin tietoihin.

Välitysliikkeen on suojattava henkilötiedot siten, ettei tietoja esimerkiksi vahingossa tai laittomasti hävitetä, muuteta, luovuteta tai siirretä. Sama velvollisuus on sillä, joka itsenäisenä elinkeinon- tai toiminnanharjoittajana toimii välitysliikkeen lukuun. Välitysliikkeen onkin saatava tällaiselta taholta asianmukaiset sitoumukset tai muutoin riittävät takeet henkilötietojen suojaamisesta ennen tietojen käsittelyyn ryhtymistä.

Henkilötietojen suojaaminen toteutetaan käytännössä säilyttämällä asiakirjoja lukituissa tiloissa. Vain nimetyillä henkilöillä tulee olla pääsy kyseisiin tiloihin. Sähköisesti tallennettujen tietojen osalta käyttöoikeus tulee olla vain nimetyillä edustajilla. Käyttöoikeuden poistamisesta ja salasanojen vaihtamisesta on huolehdittava henkilöstövaihdosten yhteydessä. Suojaamisesta on huolehdittava myös sähköisessä tiedonvaihdossa. Välitysliikkeellä on näin ollen velvollisuus huolehtia siitä, että käytettäessä sähköisiä lomakkeita Internet-yhteys on asianmukaisesti suojattu.

Kerättyjen tietojen luovuttaminen

Välitysliikkeellä on oikeus kertoa vuokranantajalle hakemusvaiheessa vuokralaiselta saamansa tiedot. Asunnonhakijalta mahdollisesti kerättyjä palkkatodistuksia ja muita vastaavia ansioihin tai varallisuuteen liittyviä todistuksia välitysliikkeen ei kuitenkaan tule luovuttaa vuokranantajalle. Riittävänä voidaan pitää sitä, että välitysliike on varmistanut asunnonhakijan tulot ja maksukyvyn kyseisistä todistuksista ja kertonut niistä keskeiset tiedot vuokranantajalle. Mikäli vuokranantaja kuitenkin vaatii nämä todistukset itselleen, asunnonhakijalta on saatava todistusten luovuttamiseen suostumus.

Muille kuin vuokranantajalle välitysliike voi luovuttaa tietoja vain vuokralaisen nimenomaisella suostumuksella. Ilman vuokralaisen suostumusta välitysliike voi kuitenkin luovuttaa tietoja muullekin kuin vuokranantajalle, jos velvoite tietojen luovuttamiseen perustuu lakiin (esimerkiksi silloin, kun välitysliike joutuu antamaan tietoja valvovalle viranomaiselle).

Vuokrauksen tietosuojaohjeen ovat laatineet Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry, Suomen Isännöintiliitto ry, Suomen Kiinteistönvälittäjäliitto ry, Suomen Vuokranantajat ry, Vuokralaiset VKL ry ja Vuokraturva Oy.

Suomen Kiinteistönvälittäjäliitto ry:n sivut löydät osoitteesta: www.skvl.fi

Seuraa meitä ja pysyt aina ajan tasalla asunto- ja kiinteistöoikeudellisissa asioissa:

Seuraa meitä Facebookissa
Seuraa meitä LinkedInissä

Tarvitsetko apua?

Lue lisää aiheesta:

Jaa artikkeli: